Mieterauswahl-Checkliste: so prüfen Sie Mietinteressenten

Eine Checkliste zur Mieterauswahl ist eine feste Liste von Prüfungen, die Sie bei jedem Mietinteressenten durchführen, bevor Sie einen Mietvertrag anbieten: Identität, Zahlungsfähigkeit, Mietvergangenheit, Referenzen und die Vereinbarkeit mit den Bedingungen der Wohnung. Wenn Sie dieselben Prüfungen in derselben Reihenfolge anhand derselben schriftlichen Kriterien durchführen, schützen Sie sich vor Fehlvermietungen und vor dem Vorwurf der Ungleichbehandlung. Dieser Leitfaden liefert Ihnen eine vollständige Checkliste, eine einfache Bewertungsmethode und die häufigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Die Regeln zur Mieterauswahl unterscheiden sich von Land zu Land. Was Sie fragen dürfen, welche Prüfungen zulässig sind und wie lange Sie Daten speichern dürfen, ist oft gesetzlich geregelt. Klären Sie deshalb die örtliche Rechtslage oder fragen Sie einen Rechtsanwalt, bevor Sie Ihr Verfahren festlegen.

Warum ein schriftliches Auswahlverfahren wichtig ist

Die Wahl des Mieters ist die Entscheidung, die am stärksten bestimmt, wie aufwendig Ihre Vermietung wird. Ein Mieter, der pünktlich zahlt und die Wohnung pfleglich behandelt, macht alles andere einfach. Eine schlechte Wahl kann monatelange Mietrückstände, Anwaltskosten und Reparaturen bedeuten.

Ein schriftliches Verfahren hilft in dreierlei Hinsicht:

• Einheitlichkeit. Jeder Bewerber durchläuft dieselben Schritte, sodass Ihre Entscheidungen vergleichbar sind.
• Fairness und Rechtssicherheit. Objektive Kriterien, die für alle gleich gelten, machen es unbewussten Vorurteilen oder unzulässiger Diskriminierung deutlich schwerer.
• Nachweis. Wird eine Entscheidung jemals in Frage gestellt, können Sie zeigen, was Sie geprüft haben und warum Sie so entschieden haben.

Die Mieterauswahl ist ein Baustein einer größeren Routine. Unser Leitfaden Mietimmobilie verwalten zeigt, wie sie mit Mietvertrag, Mieteinzug und Instandhaltung zusammenhängt.

Vor dem Inserat: Kriterien festlegen

Legen Sie Ihre Kriterien fest, bevor sich jemand bewirbt, und schreiben Sie sie auf. Typische Kriterien sind:

• Zahlungsfähigkeit: zum Beispiel ein Haushaltsnettoeinkommen von mindestens einem bestimmten Vielfachen der Miete oder eine Miete zuzüglich anderer fester Verpflichtungen unterhalb eines bestimmten Anteils am Einkommen. Betrachten Sie jedes Vielfache als selbst gewählte Faustregel, nicht als allgemeingültigen Standard.
• Mietvergangenheit: keine offenen Mietschulden oder Räumungen bei früheren Vermietern, soweit Sie das prüfen dürfen, etwa über eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung.
• Identität und Aufenthaltsstatus: eine nachprüfbare Identität und, wo das örtliche Recht es verlangt, die rechtliche Berechtigung zur Anmietung.
• Wohnungsbezogene Bedingungen: höchstzulässige Personenzahl für die Wohnungsgröße, Einzugstermin, Mindestmietdauer sowie Ihre Regeln zu Haustieren oder Rauchen, für alle gleich angewendet.

Halten Sie die Kriterien eng am Mietverhältnis. Fragen nach Herkunft, Weltanschauung, Beziehung, Gesundheit oder Kinderwunsch sind unangebracht und in vielen Ländern unzulässig.

Die Checkliste zur Mieterauswahl

Arbeiten Sie die Schritte der Reihe nach ab. Erfüllt ein Bewerber ein Kriterium eindeutig nicht, können Sie früh aufhören; Sie müssen nicht mehr Daten sammeln als nötig.

1. Vorauswahl

• Bestätigen, dass der Interessent das Inserat gelesen hat: Miete, Kaution, Bezugstermin, Mietdauer
• Haushaltsgröße und gewünschten Einzugstermin abfragen
• Wohnungsbezogene Bedingungen wie Haustiere oder Stellplatz klären
• Erklären, welche Unterlagen und Prüfungen später nötig sind, damit niemand überrascht wird

2. Besichtigung und Mieterselbstauskunft

• Allen Interessenten dasselbe Formular zur Mieterselbstauskunft geben
• Vollständige Namen aller erwachsenen Bewohner, Kontaktdaten, aktuelle Adresse und Wohndauer dort erfragen
• Nach Arbeitgeber oder Einkommensquelle sowie den Kontaktdaten des Vorvermieters fragen
• Einen kurzen Datenschutzhinweis beifügen, der erklärt, welche Daten Sie erheben, wozu, wer sie sieht und wie lange Sie sie speichern
• Eine schriftliche Einwilligung für Referenz- oder Bonitätsprüfungen einholen

3. Identitätsprüfung

• Für jeden erwachsenen Bewohner ein amtliches Ausweisdokument einsehen
• Prüfen, ob der Name mit der Selbstauskunft und den Einkommensnachweisen übereinstimmt
• Wo vorgeschrieben, die Berechtigung zur Anmietung nach den örtlichen Regeln prüfen
• Festhalten, dass Sie geprüft haben, statt unnötige Kopien aufzubewahren, sofern die örtlichen Regeln das zulassen

4. Zahlungsfähigkeit und Einkommen

• Aktuelle Gehaltsabrechnungen oder einen Arbeitsvertrag, bei Selbstständigen aktuelle Jahresabschlüsse oder Steuerbescheide
• Aktuelle Kontoauszüge mit Gehaltseingang oder anderen Einkünften, sofern der Bewerber bereit ist, sie vorzulegen
• Bei Studierenden oder Bewerbern mit geringem Einkommen Angaben zu einem Bürgen, der dann dieselbe Prüfung der Zahlungsfähigkeit durchläuft
• Das Einkommen mit Ihrem schriftlichen Kriterium zur Zahlungsfähigkeit vergleichen

5. Mietvergangenheit und Referenzen

• Den aktuellen oder früheren Vermieter direkt kontaktieren, möglichst über unabhängig überprüfte Kontaktdaten
• Sachliche Fragen stellen: Dauer des Mietverhältnisses, Miethöhe, pünktliche Zahlung, Zustand bei Auszug, ob er erneut an den Bewerber vermieten würde
• Eine Bestätigung des Arbeitgebers über die Position und, mit Einwilligung des Bewerbers, das Gehalt erbitten

6. Bonitäts- oder Schuldenprüfung, wo zulässig

• Nur mit informierter Einwilligung des Bewerbers und nur, wenn das örtliche Recht es erlaubt, etwa über eine vom Bewerber selbst angeforderte SCHUFA-Auskunft
• Das Ergebnis nutzen, um schwerwiegende offene Schulden zu erkennen, nicht um kleinere oder alte Einträge ohne Zusammenhang zu bestrafen

7. Entscheidung und Dokumentation

• Jeden Bewerber anhand derselben Kriterien bewerten
• Den Grund Ihrer Entscheidung neutral und sachlich festhalten
• Erfolgreiche und abgelehnte Bewerber zeitnah informieren
• Unterlagen abgelehnter Bewerber löschen oder zurückgeben, sobald Sie sie nicht mehr benötigen

Eine einfache Bewertungsmethode

Eine Punktebewertung verhindert Entscheidungen aus dem Bauch heraus. Verwenden Sie Bestanden/Nicht bestanden für Mindestanforderungen und Punkte für alles andere.

Kriterium	Art	Beispielbewertung
Identität geprüft	Bestanden/Nicht bestanden	Muss bestanden sein
Berechtigung zur Anmietung, wo erforderlich	Bestanden/Nicht bestanden	Muss bestanden sein
Einkommen erfüllt Ihre Regel zur Zahlungsfähigkeit	Bestanden/Nicht bestanden	Muss bestanden sein, Bürge zulässig
Auskunft des Vorvermieters	Punkte	0 = negativ, 1 = neutral oder keine, 2 = positiv
Stabilität des Einkommens	Punkte	0 = unregelmäßig, 1 = überwiegend stabil, 2 = stabil und belegt
Einzugstermin passt	Punkte	0 = mehr als einen Monat daneben, 1 = nah dran, 2 = exakt
Vollständigkeit der Bewerbung	Punkte	0 = unvollständig, 1 = weitgehend vollständig, 2 = vollständig

Rechenbeispiel

Angenommen, die Miete beträgt 1.000 € pro Monat und Ihre eigene schriftliche Regel lautet, dass das Haushaltsnettoeinkommen mindestens das Dreifache der Miete betragen soll, also mindestens 3.000 € pro Monat. Diese „Dreifach-Regel“ ist eine verbreitete Faustregel, keine gesetzliche Vorgabe, und Sie können einen anderen Wert wählen.

Bewerber	Nettoeinkommen pro Monat	Dreifach-Regel erfüllt?	Vorvermieter	Einkommensstabilität	Einzug	Bewerbung	Punkte gesamt
A	3.400 €	Ja	2	2	1	2	7
B	2.600 €	Nein, aber Bürge mit 4.000 €	2	1	2	2	7
C	4.200 €	Ja	0	2	2	1	5

Bewerber C hat das höchste Einkommen, aber eine negative Auskunft des Vorvermieters und schneidet deshalb schlechter ab. A und B liegen gleichauf. Dann können Sie ein vorher festgelegtes Entscheidungskriterium heranziehen, etwa die zuerst vollständig eingereichte Bewerbung. Entscheidend ist, dass die Regel schriftlich feststand, bevor Sie die Bewerber kannten.

Diskriminierungsverbot: was Sie beachten sollten

Die meisten Länder verbieten Diskriminierung bei der Wohnungsvermietung, wobei geschützte Merkmale und Details unterschiedlich geregelt sind; in Deutschland ist das AGG maßgeblich. Als allgemeine Richtschnur gilt:

• Entscheiden Sie ausschließlich nach Kriterien, die mit dem Mietverhältnis zusammenhängen: Zahlungsfähigkeit, Mietvergangenheit, geprüfte Identität und objektive Wohnungsbedingungen.
• Wenden Sie bei jedem Bewerber genau dasselbe Verfahren und dieselben Unterlagen an.
• Formulieren Sie Inserate nicht so, dass Gruppen ausgeschlossen werden, etwa durch Vorlieben zu Nationalität, Religion, Familienstand oder ähnlichen Merkmalen.
• Berücksichtigen Sie angemessene Wünsche von Bewerbern mit Behinderung, etwa Anpassungen bei der Besichtigung; manche Länder schreiben das vor.
• Seien Sie vorsichtig mit pauschalen Regeln, etwa der Ablehnung aller Bewerber, die Sozialleistungen beziehen; das kann vielerorts unzulässig sein.

Wenn Sie unsicher sind, ob ein Kriterium zulässig ist, fragen Sie einen Rechtsanwalt oder einen örtlichen Haus- und Grundbesitzerverein, bevor Sie es anwenden.

Datenschutz: sorgfältig mit Bewerberdaten umgehen

Bei der Mieterauswahl erheben Sie persönliche und teilweise finanzielle Daten. In vielen Ländern gelten Datenschutzregeln, in der EU die DSGVO, auch für private Vermieter. Allgemein bewährt hat sich:

• Nur erheben, was Sie brauchen, und zwar stufenweise. Fordern Sie ausführliche Unterlagen nur von Bewerbern in der engeren Wahl an, nicht von allen, die besichtigen.
• Bewerber informieren, was Sie erheben, wozu, wer es sieht und wie lange Sie es speichern.
• Einwilligung einholen für Referenz- und Bonitätsprüfungen.
• Daten sicher speichern: passwortgeschützte Dateien oder verschlossene Ablage, keine offenen E-Mail-Verläufe oder gemeinsam genutzten Geräte.
• Nur weitergeben, wenn nötig, etwa an einen Makler, der in Ihrem Auftrag handelt.
• Nicht mehr benötigte Daten löschen, insbesondere von abgelehnten Bewerbern, innerhalb einer angemessenen Frist oder so, wie es Ihr örtliches Recht verlangt.

Warnsignale und wie Sie sie deuten

Warnsignale sind Anlass für Rückfragen, keine automatischen Absagen.

• Zurückhaltung, überhaupt eine überprüfbare Referenz zu nennen
• Einkommensnachweise, die nicht zu den Kontoauszügen passen, oder widersprüchliche Angaben
• Das Angebot, mehrere Monatsmieten bar im Voraus zu zahlen, um Prüfungen zu umgehen
• Druck, sofort und ohne Besichtigung zu unterschreiben
• Ein Vorvermieter, der über unabhängig geprüfte Kontaktdaten nicht erreichbar ist

Manche Situationen wirken ungewöhnlich, haben aber eine einfache Erklärung, etwa ein Erstmieter ohne Vorvermieter oder jemand, der gerade aus dem Ausland zugezogen ist. Geben Sie Bewerbern die Möglichkeit, sich zu erklären, und bieten Sie Alternativen wie einen Bürgen an.

Häufige Fehler bei der Mieterauswahl

• Prüfungen auslassen, weil die Wohnung leer steht und schnell vermietet werden soll. Ein kurzer Leerstand kostet meist weit weniger als ein problematisches Mietverhältnis.
• Unterschiedliche Fragen an verschiedene Bewerber.
• Sich allein auf Unterlagen verlassen, ohne den Vorvermieter zu kontaktieren.
• Telefonnummern anrufen, die der Bewerber angegeben hat, ohne zu prüfen, ob sie wirklich zum genannten Referenzgeber gehören.
• Zu viele Daten sammeln, etwa Ausweiskopien von jedem Besichtigungsinteressenten.
• Unterlagen abgelehnter Bewerber unbegrenzt aufbewahren.
• Nach Eindruck entscheiden statt nach Ihren schriftlichen Kriterien.

Nach der Entscheidung für einen Mieter

Haben Sie sich für einen Mieter entschieden, folgen zügig ein ordentlicher schriftlicher Mietvertrag, ein Übergabeprotokoll mit Fotos und eine klare Regelung zur Kaution. Legen Sie die Anfangsmiete mit Blick auf künftige Anpassungen fest; die Leitfäden Miete erhöhen und Indexmiete berechnen erklären die Möglichkeiten. Wie sich unterschiedliche Miethöhen auf Ihre Rendite auswirken, können Sie mit dem Mietrendite-Rechner durchspielen. Wenn Sie die Mieterauswahl lieber einem Profi überlassen, lesen Sie Hausverwaltung finden.

Das Wichtigste in Kürze

• Legen Sie Ihre Kriterien vor dem Inserat schriftlich fest und wenden Sie sie bei jedem Bewerber identisch an.
• Prüfen Sie Identität, Zahlungsfähigkeit und Mietvergangenheit; unabhängig eingeholte Vorvermieterauskünfte gehören zu den aufschlussreichsten Prüfungen.
• Verwenden Sie Bestanden/Nicht bestanden für Mindestanforderungen und eine einfache Punktetabelle für den Rest.
• Halten Sie die örtlichen Diskriminierungsverbote ein und beschränken Sie die Kriterien strikt auf das Mietverhältnis.
• Erheben Sie nur die nötigen Daten, speichern Sie sie sicher und löschen Sie sie, wenn Sie sie nicht mehr brauchen.
• Fragen Sie im Zweifel einen Rechtsanwalt oder einen örtlichen Haus- und Grundbesitzerverein, was zulässig ist.