Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter umlegen dürfen

Umlagefähig sind die laufenden Betriebskosten eines Hauses, die in der Betriebskostenverordnung aufgezählt sind: unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr und Straßenreinigung, Hausreinigung, Gartenpflege, Allgemeinstrom, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherungen und Hauswart. Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten und Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung, außerdem Erhaltungsrücklage, Finanzierung und Bankgebühren. Umlegen dürfen Sie nur, was der Mietvertrag vereinbart, und nur die tatsächlich angefallenen Kosten, nach einem zulässigen Schlüssel verteilt und jährlich abgerechnet.

Dieser Ratgeber erklärt die Grundsätze für Wohnraummietverträge in Deutschland. Einzelheiten hängen von Ihrem Mietvertrag und der Rechtsprechung ab; bei Streit oder größeren Beträgen lassen Sie sich von einem Haus- und Grundbesitzerverein oder einem Rechtsanwalt beraten. Die Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.

Der Grundsatz: Betrieb ja, Erhalt und Verwaltung nein

Nach § 556 BGB können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Was Betriebskosten sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Logik dahinter ist einfach:

• Betriebskosten entstehen laufend durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch von Grundstück und Gebäude: Energie, Wasser, Reinigung, Müll, der Betrieb des Aufzugs. Davon profitiert der Mieter direkt.
• Verwaltung und Erhaltung dienen dem Eigentum: Reparaturen, Erneuerungen, Verwaltung, Rücklagen für künftige Maßnahmen. Sie sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich keine Betriebskosten.

Wenn Sie bei einer Position unsicher sind, fragen Sie: Entsteht sie durch den laufenden Betrieb, oder erhält oder verwaltet sie das Eigentum?

Die umlagefähigen Betriebskosten nach § 2 BetrKV

Nr.	Kostenart	Typische Inhalte
1	Laufende öffentliche Lasten	Grundsteuer
2	Wasserversorgung	Wasserverbrauch, Grundgebühr, Zähler
3	Entwässerung	Abwassergebühren
4–6	Heizung und Warmwasser	Brennstoff, Wartung, Messdienst; nach Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch
7	Aufzug	Betriebsstrom, Wartung, Prüfung, Reinigung
8	Straßenreinigung und Müllbeseitigung	Gemeindegebühren, Müllabfuhr
9	Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung	Treppenhausreinigung
10	Gartenpflege	Rasen, Hecken, Laub, Spielplatzsand
11	Beleuchtung	Allgemeinstrom für Flur, Keller, Außenbeleuchtung
12	Schornsteinreinigung	Schornsteinfeger
13	Sach- und Haftpflichtversicherung	Wohngebäudeversicherung, Haftpflicht für das Gebäude
14	Hauswart	Nur der Anteil für umlagefähige Tätigkeiten
15	Gemeinschaftsantenne, Breitbandnetz	Für Kabelfernsehen gelten seit Juli 2024 deutlich engere Regeln
16	Wascheinrichtungen	Gemeinschaftswaschmaschinen
17	Sonstige Betriebskosten	Nur wenn im Mietvertrag einzeln benannt, etwa Wartung von Rauchwarnmeldern oder Dachrinnenreinigung

Die Tabelle fasst die Verordnung zusammen; maßgeblich ist der Wortlaut der BetrKV und Ihr Vertrag.

Was nicht umlagefähig ist

• Verwaltungskosten: Verwaltervergütung der WEG oder Ihrer Mietverwaltung, Kontoführung, Porto, Ihre eigene Arbeitszeit
• Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen an Dach, Heizung, Aufzug, Fenstern; Ersatz defekter Teile
• Erhaltungsrücklage (früher Instandhaltungsrücklage) der Eigentümergemeinschaft
• Modernisierungen, die stattdessen unter Umständen eine Mieterhöhung nach eigenen Regeln erlauben
• Finanzierungskosten, Bankgebühren, Rechts- und Beratungskosten des Vermieters
• Leerstandskosten: Betriebskosten leerstehender Wohnungen trägt der Eigentümer

Drei Voraussetzungen für jede Umlage

1. Der Mietvertrag vereinbart sie. Ohne Vereinbarung gelten die Betriebskosten als mit der Miete abgegolten. Ein Verweis auf die Betriebskostenverordnung reicht für die Arten nach § 2 Nr. 1 bis 16 in der Regel aus; „sonstige Betriebskosten“ müssen konkret benannt sein.

2. Die Kosten sind Betriebskosten im Sinne der BetrKV. Was nicht darunter fällt, kann auch der Vertrag nicht umlagefähig machen.

3. Sie rechnen tatsächliche Kosten ab, richtig verteilt und rechtzeitig. Über die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst können Sie eine Nachzahlung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Ist nichts anderes vereinbart, werden die Kosten nach Wohnfläche verteilt, bei vermieteten Eigentumswohnungen nach dem Schlüssel der WEG; verbrauchsabhängige Kosten nach Verbrauch. Der Mieter darf die Belege einsehen. Zudem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Unnötig teure Verträge gehen zu Ihren Lasten.

Gemischte Positionen aufteilen

Manche Rechnungen enthalten umlagefähige und nicht umlagefähige Anteile. Diese müssen Sie trennen.

• Hauswart. Reinigt und pflegt er, ist das umlagefähig. Repariert oder verwaltet er, ist dieser Anteil herauszurechnen. Lassen Sie sich vom Verwalter eine Aufteilung oder eine nachvollziehbare Schätzung geben.
• Aufzug. Ein Wartungsvertrag mit Prüfung und Pflege ist umlagefähig. Bei einem Vollwartungsvertrag, der auch Reparaturen und Ersatzteile enthält, ist der Reparaturanteil abzuziehen.
• Gartenpflege. Rasenmähen, Heckenschnitt und Laub sind laufende Pflege. Eine neue Bepflanzung oder ein neuer Zaun sind es nicht.
• Reinigung. Die regelmäßige Treppenhausreinigung ist umlagefähig, die Baureinigung nach einer Sanierung gehört zur Maßnahme.

Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung: ein Rechenbeispiel

Eine Eigentümerin vermietet eine Eigentumswohnung. Die Hausgeldabrechnung der WEG zeigt die Kosten ihrer Wohnung. Die Grundsteuer zahlt sie direkt an die Gemeinde. Der Mietvertrag vereinbart die Umlage der Betriebskosten nach BetrKV.

Position	Anteil der Wohnung pro Jahr	Umlagefähig?
Treppenhausreinigung	420 €	Ja
Allgemeinstrom	120 €	Ja
Wasser und Abwasser	480 €	Ja
Müllabfuhr	180 €	Ja
Aufzug, Wartungsvertrag	210 €	Ja
Gartenpflege	150 €	Ja
Wohngebäudeversicherung	240 €	Ja
Grundsteuer (Bescheid der Gemeinde)	220 €	Ja
Verwaltervergütung	360 €	Nein
Reparaturen	300 €	Nein
Zuführung zur Erhaltungsrücklage	600 €	Nein
Summe	3.280 €

• Auf den Mieter umlegbar: 2.020 €
• Bleibt bei der Eigentümerin: 1.260 €, also 105 € im Monat

Der Mieter hat 160 € im Monat vorausgezahlt, im Jahr also 1.920 €. Die Abrechnung ergibt 2.020 € − 1.920 € = 100 € Nachzahlung. Für das nächste Jahr passt die Eigentümerin die Vorauszahlung auf 170 € an.

Beachten Sie, dass die WEG ihre Kosten meist nach Miteigentumsanteilen verteilt. Im Mietverhältnis gilt der vereinbarte Schlüssel; fehlt eine Vereinbarung, wird bei einer vermieteten Eigentumswohnung nach dem Schlüssel der WEG umgelegt, solange er nicht billigem Ermessen widerspricht (§ 556a Abs. 3 BGB). Haben Sie einen anderen Schlüssel vereinbart, etwa die Wohnfläche, müssen Sie umrechnen. Wie Umlageschlüssel funktionieren, zeigt der Ratgeber Nebenkosten aufteilen; der Nebenkosten-Verteilungsrechner verteilt jede Kostenart nach ihrem eigenen Schlüssel und zeigt den Saldo je Einheit.

Die 1.260 €, die bei der Eigentümerin bleiben, sind echter Aufwand. Sie gehören in die Nettomietrendite und in den Cashflow der vermieteten Immobilie, nicht in die Nebenkostenabrechnung.

Vorauszahlungen und Abrechnung in der Praxis

1. Angemessene Vorauszahlungen festlegen, orientiert an den Kosten des Vorjahres und bekannten Änderungen.
2. Hausgeldabrechnung, Grundsteuerbescheid und Belege sammeln, sobald das Jahr abgeschlossen ist.
3. Umlagefähige und nicht umlagefähige Positionen trennen, einschließlich der gemischten Rechnungen.
4. Jede Kostenart nach dem vereinbarten Schlüssel verteilen: Wohnfläche, Personen, Verbrauch oder Einheiten.
5. Vorauszahlungen abziehen und Nachzahlung oder Guthaben ausweisen.
6. Abrechnung fristgerecht zustellen und Belegeinsicht ermöglichen.
7. Vorauszahlungen anpassen, wenn die Abweichung groß war.

Warum die Aufteilung für Eigentümer zählt

Die Aufteilung entscheidet über Ihre tatsächliche Rendite. Zwei Wohnungen mit gleichem Hausgeld können sehr unterschiedliche Beträge beim Eigentümer lassen, je nachdem, wie viel davon Verwaltung, Reparaturen und Rücklage sind. Lassen Sie sich vor dem Kauf Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnungen geben und ermitteln Sie den nicht umlagefähigen Anteil. Wie Hausgeldabrechnungen aufgebaut sind, erklärt Hausgeld und Nebenkosten erklärt; warum die Zuführung zur Rücklage steigen kann, zeigt Instandhaltungsrücklage planen.

Beauftragen Sie eine Mietverwaltung, prüfen Sie, wie deren Vergütung abgerechnet wird. Sie ist nicht umlagefähig und gehört zu Ihren Kosten; der Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung? erklärt die üblichen Modelle.

Häufige Fehler

• Umlage ohne Vereinbarung im Mietvertrag. Ohne Vertragsgrundlage keine Umlage.
• Das komplette Hausgeld weitergeben. Verwaltung, Reparaturen und Rücklage sind nicht umlagefähig.
• Gemischte Rechnungen nicht aufteilen, vor allem bei Hauswart und Aufzug.
• „Sonstige Betriebskosten“ abrechnen, die nicht einzeln vereinbart sind.
• Aufschläge oder Bearbeitungsgebühren auf die tatsächlichen Kosten.
• Die Zwölfmonatsfrist verpassen und damit die Nachzahlung verlieren.
• Belegeinsicht verweigern.
• Umlagefähige Kosten als Einnahme verbuchen, wenn Sie die Rendite berechnen. Sie sind durchlaufende Posten.

Das Wichtigste in Kürze

• Umlagefähig sind die Betriebskosten nach § 2 BetrKV, wenn der Mietvertrag es vereinbart.
• Verwaltung, Instandhaltung und Instandsetzung, Erhaltungsrücklage und Finanzierung trägt der Vermieter.
• Rechnen Sie tatsächliche Kosten nach dem vereinbarten Schlüssel ab, jährlich und spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
• Trennen Sie gemischte Rechnungen und rechnen Sie das Hausgeld sauber in die Nebenkostenabrechnung um.
• Der nicht umlagefähige Anteil ist Ihr Aufwand: Er gehört in Rendite und Cashflow.